EL RETO

RETO: ESTABLECER UN SISTEMA DE COLABORACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE LOS ARCHIVOS DE LAS DELEGACIONES DEL GOBIERNO DE ANDALUCÍA Y DE LA CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA Y ADMINISTRACIÓN LOCAL

Breve descripción de la situación de partida:  

 A raiz de la reestructuración de administración territorial de la Junta de Andalucía, nuestro departamento tuvo que asumir la coordinación de los Archivos Centrales de las Delegaciones del Gobierno de la Junta de Andalucía en época de crisis. Era un reto por dos cuestiones: Presidencia nunca había tenido delegaciones, con lo que toda la estructura cimbreó con el cambio. Y época de crisis significa disminución de recursos, ni soñar en plantear reuniones semanales o ni siquiera mensuales. Se trataba de coordinar funcionalmente (no organicamente) a departamentos  generalmente unipersonales con pocos recursos y desbordados de trabajo, que prestan un servicio horizontal a toda la Delegación y están solos en su ámbito de competencias. Además vieron incrementadas también sus funciones debido a la nueva estructura territorial de la Junta de Andalucía. ¿Como llevar a cabo esta función con estos condicionantes? ¿Qué recursos propios de la organización podíamos utilizar? Los correos electrónicos multiples y anidados con copia a todo el mundo, el teléfono y la herramienta consigna para enviar archivos resultaban a todas luces insuficientes y dispersos. Hacía falta un sitio donde todos pudieramos participar de lo mismo, opinar, debatir..

La solución fue establecer una plataforma de comunicación en red utilizando los recursos de la organización (Red Profesional). Creo que exceptuando a los informáticos fuimos de los primeros que empezamos a utilizar esta plataforma,  Desde este año 2016 es más común, el IAAP por ejemplo, la utiliza con profusión, pero a finales de 2013 sólo había frikis informáticos y nosotros, frikis archiveros. 

Acceso a la Red Profesional

La Red Profesional nos permite mantener debates online, compartir archivos grandes, comentarlos, publicar noticias, estructurar los documentos de trabajo que compartimos... en definitiva nos ha facilitado el trabajo de grupo en la distancia. Asimismo mantiene un servicio de mensajería dentro de la plataforma y un sistema de avisos al correo electrónico que resulta muy util cuando no se tiene tiempo para ver si hay actualizaciones en los foros o temas nuevos. Hay herramientas libres que permiten hacer lo mismo, pero que la organización nos facilitara la propia es un factor importante para nosotros, que a veces manejamos datos sensibles en los documentos que compartimos, por lo que no pueden estar expuestos a que una empresa privada tuviese acceso a ellos. Está en las condiciones de uso de los que suministran estos servicios en la nube y es normal (cuando en la red un servicio es gratuito es porque la mercancía eres tú)

 

7-06-2016

Trabajo colaborativo y equipo en la distancia

El grupo de trabajo lo forman los archiveros de las Delegaciones del Gobierno en las ocho provincias de Andalucía más el personal técnico y administrativo del Archivo Central de la Consejería de Presidencia y Administración Local (CPAL). La administración y mantenimieto del grupo en la plataforma la asume la persona que ejerce la dirección del Archivo Central de la CPAL.
El grupo de trabajo que constituimos está formado mayormente por iguales, personas con las mismas funciones. No hay jerarquía, y se basa en la colaboración. Los archiveros de las Delegaciones del Gobierno son los únicos especialistas en la materia dentro de su institución, encontrándose la mayor parte de las veces "solos ante el peligro". Mediante esta herramienta de participación y colaboración encontraron una manera fácil de comunicarse. Por supuesto la plataforma no se mantiene sóla, hay que ordenar los contenidos, incentivar la participación en los foros, moderarla en caso necesario, animar a los usuarios, reconocer y agradecer siempre su trabajo. Incluso hay que explicar a las nuevas incorporaciones como funciona (algo que nosotros aprendimos sobre la marcha, simplemente con el uso).

Tras dos años funcionando de esta manera, también os cuento que este año organizamos la primera reunión presecial del grupo, algo que muchos de sus miembros estaban demandando, y que nos permitió por fín "vernos las caras" y compartir un rato de trabajo y otro de esparcimiento.

Visita al Palacio de San Telmo del grupo de trabajo tras su  primera reunión presencial

Puntos fuertes:

• Bajo coste de inversión.
•  Trabajo en equipo, incluso en la distancia
•  Afrontar el cambio como un reto.
•  Aprovechar la experiencia de los demás en situaciones comunes 
• El trabajo de uno se puede compartir y extrapolar 
• Las opiniones de los demás ayudan a mejorar 
• Se rentabilizan mucho mejor los recursos (una persona ya no hará un estudio de algo que ya ha hecho otra, evitandose duplicidades, sin embargo podrá comprobar cómo está ese tema en el ámbito de su Delegación y enriquecer el estudio con sus aportaciones, es un win-win)
• Interés común por la normalización. 

 Algunos aspectos para la valoración: 

•  Tasa de participación en los debates:  Dependiendo del tema, se situa entorno al 50% de los miembros del grupo. Necesita siempre mejorar, somos conscientes de la situación de partida de los componentes, con poco tiempo, mucho trabajo urgente que hacer, algunos menos familiarizados que otros en el uso de las nuevas tecnologías etc.

• Rendimiento: hasta ahora hemos conseguido la aprobación del 100% de las propuestas consensuadas previamente en el grupo de trabajo, presentados  ante la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos.

• Cumplimiento de plazos: cuando hemos establecido plazos para la presentación de determinados trabajos, han respondido satisfactoriamente en plazo el 90% de los integrantes del grupo, si bien los plazos se han llevado al límite. 

 14-06-2016

  
 Cómo funciona el grupo: 

En esta actualización de la descripción de nuestro reto os enseñaré el aspecto que tiene el espacio de trabajo online y lo que podemos encontrar en él.

Aspecto de la página del grupo

 En el menú de la derecha aparecen todas las opciones que ofrece la red profesional. Nosotros usamos principalmente la de "debates del grupo" y "ficheros del grupo" ocasionalmente las noticias y mensajes cortos y muy poco las demás.

Organización de los ficheros del Grupo

 Cualquiera de los componentes del grupo  puede subir un documento o fichero. Los documentos se pueden descargar y comentar al pie del propio fichero, también se pueden enlazar al tema o discusión en el que se esté trabajando. Los documentos los organizamos en carpetas por temas. 

Contenido de una de las carpetas del grupo

 Los documentos  se pueden etiquetar para facilitar su conexión o relación con otros similares y con los debates en los que se traten

Lista de los debates del grupo

La posibilidad de abrir temas y debatir posibilita la puesta en común con la participación de todos, cada uno en el momento  que más le conviene y es una de las utilidades que más se utiliza en la plataforma.

Noticias del grupo

 Todos los elementos que se utilizan en la red profesional permite comentarios por parte de los miembros del grupo.

Nuestra experiencia hasta ahora ha sido muy positiva, aunque como cualquier red social necesita que alguien asuma la labor de dinamización que anime a la participación y en su caso la de moderación, en este caso al correspondernos la coordinación funcional de estas unidades, la asumimos nosotros.  
Para las unidades que desarrollan un trabajo sectorial y cualificado y que no cuentan con profesionales de su ámbito en su entorno de trabajo o en su ámbito más cercano, las redes sociales ofrecen este tipo de herramientas que resultan tan útiles. En nuestro caso hemos utilizado una corporativa, por motivos que ya he explicado de confidencialidad. Ha supuesto un cambio en los modos de relación y ha facilitado la comunicación y el intercambio, ahorrandonos trabajo, tiempo y dolores de cabeza. Nos queda el esfuerzo de mantenerla y mejorarla. 

Gracias por vuestra atención.